摘要：档案是指单位在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、图像、声音等不同形式和载体的文件材料，真实地记载和反映了单位的各项活动，是维护单位经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项要紧工作。以往档案管理主如果手工记录归档目录，档案以纸质的形式保存。伴随计算机对档案管理技术的日益成熟和健全，不少单位的档案管理转向了电子化管理，逐步打造计算机目录和档案信息数据库，使用电子计算机进行档案编目、检索、统计和开发借助，实行互联网信息一体化管理，达成单位内外的档案信息资源共享，为单位提供便捷、快捷、优质的档案信息服务。本文在对档案电子化进行初步知道的基础上，针对现在国内档案电子化存在的问题，提出电子化管理的什么时间建议。
关键字：档案；电子化管理；近况；对策
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：
1007-9599 09-0000-02
计算机互联网的进步对大家的工作、生活产生了很大的影响，科技的进步不只提升了大家的生活水平，还对大家的平时工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛用，档案的电子化管理无论是在档案的管理水平上还是管理模式上，都是以往档案管理模式所没办法比拟的，档案电子化管理具备很大的优势。
1、档案电子化管理概述
（一）档案电子化管理定义。档案的电子化管理是指档案管理职员借助计算机硬件、档案管理系统和互联网技术的方法，对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包含档案的采集、整理、卷内目录录入、文件上传和查阅、借助，是档案管理与现代科技结合的产物。档案的电子化管理达成了多种学科常识、多部门协作和多专业配合的系统化管理体系，是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的进步改变了传统档案管理的弊病，在管理形式与管理模式上都具备尤为重要的意义。
（二）档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用很多的纸质媒介，在档案的记录、用与交流过程之中都具备很大的不便，档案的电子化管理有效的解决了这类管理上的难点。第一，档案的电子化有益于保护档案的原件。档案具备要紧的参考价值，过多的用法和借阅档案原件会导致档案原件的损害，甚至会丢失要紧的资料。档案的电子化文件便捷了大家的查阅，很大程度上保护了原件。第二，档案的电子化提升了档案管理部门的工作效率。大家只须输入要查找的关键词，计算机档案管理软件就能飞速调阅电子档案或定位该纸质档案存放地方，缩短了查找的时间，很大的提升了工作效率。第三，节省人力，降低经费的支出。原来的档案管理部门因为档案材料极多，需要很多的档案管理职员，管理部门不只要投入很多的经费，还导致了管理部门的臃肿。除此之外，档案管理的电子化还对资源达成共享使档案成了“活”的记录，档案是用来做剖析的，并不是用来一味保留的，借助档案做数据剖析，数据挖掘，如此大家的档案才有价值，大家的信息化也才更有动力！
2、国内档案电子化管理的近况
伴随改革开放的日渐深入，全球化的信息浪潮和一流的技术早就席卷了国内的大江南北，国内的档案管理信息化、数字化在各行各业档案管理中已经常见推广用。但，现在国内的档案电子管理还存在肯定技术上和管理上的问题，需要大家进行正确的认识。
（一）对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理方法的革新，档案的电子化管理急切需要得到广大档案管理部门的正确认识和有效借助。但长期以来大家对档案管理的电子化认识具备肯定的狭隘性，一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一块，觉得把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了；一些人觉得电子化的管理不靠谱，电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了；有的人觉得，花十几万甚至二三十万上套档案管理软件不值得；
（二）档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富，档案的保密性与真实性是档案管理职员最为重视的。档案管理的电子化达成了管理的便捷，在非常大程度上达成了资源的共享，但也加强了档案管理的风险。计算机档案信息管理软件是以数据和查看为特点的数据库应用系统，数据库的安全，计算机系统正的常运行，都需要有相当计算机常识的职员来维护，档案管理职员现在还没达到较高的计算机水平，档案管理的电子化对他们的工作带来了很大的挑战和不便。
（三）档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设施具备最强的依靠性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，互联网版的需要服务器、交换机、网线等的支撑；软件方面，需要一支很专业的计算机软件开发队伍，经过对档案工作深刻细致的调查，开发出档案管理系统，根据档案管理的需要科学地、标准地、规范地、简洁地完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁、各种报表统计等。除此之外，档案的电子化管理国家尚没形成统一的规则，档案电子化管理的水平还有待提升。
（四）电子档案的法律效力问题。大家了解原始纸质的档案材料经有关部门的盖章，具备最强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具备非常强的法律效力。电子版的档案现在只限于信息的通报和会议的公告，对于比较正式的人事任命和处置决定，有关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不可以得到有关部门的认同，同样它也不具备非常强的法律效力。
3、对档案电子化管理的什么时间考虑
年代在进步，科技在进步，各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术革命中，每个行业都不可以置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性最强的工作，广大的档案管理部门与档案管理职员要在现有管理技术的水平上加大对档案管理电子化的认识，在现有基础上健全档案的电子化管理。
（一）档案电子化管理技术的提升。广大的档案管理部门与有关的用法部门之所以不信任档案的电子化管理，重要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的改革是档案信息化的灵魂，档案电子化缺少了技术上的支撑必然只不过一句空话。第一，配备性能好、水平靠谱的计算机设施。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。第二，设计出合适档案管理部门的档案信息管理系统，使档案管理达成真的的规范化、标准化、信息化、智能化、系统化。除此之外，档案管理部门还要提升档案管理职员的计算机水平，保证计算机软件和硬件的正常运行。 （二）维护电子档案的安全。档案极具要紧的参考价值和历史价值，档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要重视的问题。第一，档案管理部门要保存一套完整的、真实的纸质档案原件，在电子档案丢失和损毁的状况下，可以进行电子档案的修复。第二，管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制，档案管理部门不可以将机密的档案发布到网络上，打造自己部门的信息互联网和信息安全管理规范。除此之外，档案管理需要有安全的操作规范和用规范，既做到对档案的便捷用，又做到对档案的严格保密。非常重要的是做好数据库备份，常杀病毒，保证数据安全的。
（三）提升档案管理职员的素质。档案管理职员要摒弃以往传统手工管理的死板模式，传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的借助只限在肯定范围内和少数人之中，对外提供服务的工作几乎没拓展，使很多有借助价值的档案成为死档案，紧急制约了档案工作的自己进步。在用新的管理方法时，要加大自己的业务素质。第一，管理部门职员要认识到电子档案管理的优越性，放手对档案管理电子化的戒备心理，在这场电子革命中充分达成管理方法的更新。第二，管理职员要按期进行学习，学会一流的管理方法，在运用电子化技术进行档案管理的同时，做好电子档案的保密工作。除此之外，档案管理职员还要严防档案管理部门以外职员对档案的用法，加大本部门的保密规范建设，严格遵守本部门的用法细节和信息共享细节。在做好本职工作的同时，增强自己素质。
（四）转变观念，加大电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中，不只档案管理部门的职员需要转变观念，加大对电子化技术的认识，有关部门也要改变传统的观念，改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合海外的案例，对国内电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术革命是不可防止的，有关法律部门要配合档案管理职员做好档案的电子化管理，增强档案管理职员进行档案管理电子化改革的信心。有关的用法部门也要在认定中转变观念，承认电子档案的效力。
结语：
档案管理的电子化是档案管理部门迎合年代进步时尚的要紧产物，档案的电子化管理趋势不可防止。档案的电子化管理在档案的用法、保存与传送上都具备很大的便利，是对原有档案管理模式的更新。因为受以往档案管理模式的影响，现阶段国内范围内的档案电子化管理还存在肯定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程，有关的管理部门要在现有管理技术的基础上加大学习，转变原有些观念和态度，增强对档案管理电子化的认识，真的达成档案管理的信息化、技术化、便利化。
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